Références - Service aux Directions Financières

Remplacement ponctuel de contrôleur de gestion - Processus budgétaire - Reporting mensuel – Migration de système d’information – Management de projet.

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Direction Financière Externalisée

Reporting mensuel de rentabilité et de trésorerie – Analyse d’écarts - Tableaux de bord – Suivi de marges par projet - Révision budgétaire – Communication financière.

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Diagnostic, Conseil, Reporting

Conseil - Formation - Construction de reporting spécifique métier – Modélisation Financière de Business Plan : Prévisions d’Exploitation & Plan de Financement – Analyses de trésorerie – Organisation comptable.

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DAF externalisée en TPE/PME,
(18-> 40 salariés), Marseille (13) & Paris (75)

Olivier Goulon - Références - Projections de trésorerie et le reporting mensuel - Direction Financière Externalisée - Gestion Administrative - Aix en Provence« Pascale Bruyat, DAF Externalisée, nous a rejoints de 2012 à 2014 pour mettre en place le contrôle de gestion et accompagner notre recherche de financements. A raison de quelques jours par mois, elle assurait la Direction Financière de la société, avec pour priorité les projections de trésorerie et le reporting mensuel par ligne d’activité. Le lien permanent qu’elle assurait avec mon équipe et les tiers m’a permis de me décharger des problématiques administratives et financières et de me consacrer totalement au développement de l’activité. Accompagnés d’un DAF senior à la demande, nous avions une visibilité en temps réel de nos résultats et étions toujours prêts pour ajuster nos prévisions et répondre aux audits acheteurs. Nous avons levé 1,5M€ en septembre 2012 et rejoint un an plus tard le groupe coté Leadmedia. « 

2014- Olivier Goulon, Fondateur de Gamned*, achat d’espace et ciblage d’audience sur internet. 

*société créée en 2009, Gamned devient Makazi en 2013 après fusion avec Graph Insider et Score MD, sociétés du groupe Leadmedia, coté sur ALTERNEXT.

Modélisation de Business Plan,
Sanary (83) & Paris (75)

Denys Chalumeau - Références - Financement de start-up - Levée de fonds - Business Plan - Reporting - Controle de gestion - Direction Financière Externalisée - Gestion Administrative - Aix en Provence« Pascale BRUYAT nous a aidé en 2013 à bâtir le Business Plan de SeFaireAider.com* en vue d’une levée de fonds significative. J’ai apprécié chez Pascale sa disponibilité, son implication, et son envie de livrer le meilleur.  Son intervention tant sur le fond (compréhension de notre modèle) que sur la forme (qualité interactive de ses tableaux BP) s’avère être exactement ce dont tout entrepreneur ou porteur de projet aurait besoin pour modéliser financièrement à 5 ans son business et le piloter avec les meilleurs outils.

Elle nous accompagne à présent dans notre contrôle de gestion et notre reporting d’indicateurs business, avec la même efficacité ».

2014 – Denys Chalumeau, investisseur dans SeFaireAider.com, fondateur de SeLoger.com et Promovacances.com

*Le 20/01/2014, Denys Chalumeau et Pascal Queslin annoncent une levée de 4,3 millions d’euros pour SeFaireAider.com auprès d’entrepreneurs et de fonds d’investissements. Sefaireaider.com est une plateforme web de mise en relation des particuliers à la recherche de services de proximité et des professionnels compétents.

DAF externalisée en TPE/PME,
Rousset (13)

Corinne Versini - Références - Modélisation de trésorerie - Prévisions de gestion - Reporting - Analyse - Direction Financière Externalisée - Gestion Administrative - Aix en Provence« Je fais appel à un Directeur Financier Externalisé depuis 2013 pour bâtir des outils adaptés de modélisation de trésorerie et de prévisions de gestion, par ligne de produits. Grâce à Pascale Bruyat et à notre Expert Comptable, qui clôture rapidement, je dispose d’un reporting « Chiffre d’affaires & Trésorerie » à j+5, du « Résultat du mois » à j+ 20, et d’une analyse synthétique des  motifs d’écarts avec le budget. Je peux ajuster mes prévisions financières en temps réel et partager une information récente et claire avec mes financeurs ».

2014- Corinne Versini, Directeur Général de Genes’Ink, conception et la fabrication de nanoparticules appliquées sur revêtements grâce à des formulations d’encres uniques.

Appui à la direction financière en période de clôture,
Aix en Provence (13)

John Selman - Appui à la direction financière - Reporting - Références - Direction Financière Externalisée - Gestion Administrative - Aix en Provence« Lors du rapprochement de Bull avec le groupe Crescendo, en 2010, Pascale Bruyat a remplacé pendant 6 mois le DAF d’une filiale à raison de quelques jours par mois pour assurer la continuité du reporting. En direct avec le diri­geant, l’équipe comptable et nos auditeurs, elle a gagné la confiance de chacun. Depuis, elle vient ponctuellement en renfort des équipes quand l’occasion se présente».

2014- John Selman, Directeur Financier du groupe BULL, leader européen des systèmes numériques critiques.

Se faire une idée – Exemples de missions

MISE EN PLACE DU CONTRÔLE DE GESTION

ORGANISATION DU SERVICE COMPTABLE – (CA 3 millions €, effectif 20)

Contexte et besoin :

Monsieur A…… dirigeant d’un groupe de TPE acquis par croissance externe, souhaite uniformiser le reporting interne pour gagner en lisibilité économique de son activité et favoriser sa prise de décision.

Solution :

Au terme d’interviews et de tests de processus, PBFI rédige un diagnostic sur l’organisation administrative et comptable, ainsi qu’une proposition de mise en place de contrôle de gestion : reporting mensuel des marges brutes par ligne de produits à J+ 5, reporting complet (comparaison réel-budget) à j+20

Résultat :

Grâce à la mise en place de tableaux de bord de gestion par PBFI, Monsieur A….. dispose des éléments clés pour ses prises de décisions à j+5 au lieu de j+25 (Chiffre d’affaire, marge brute par activité, soldes de trésorerie). Il a convaincu ses directeurs de l’importance de ces indicateurs dans le pilotage des équipes et se trouve en mesure d’expliquer clairement à ses partenaires financiers les écarts constatés entre exercice budgété et réalisé.

REMPLACEMENT PONCTUEL DE DIRECTEUR FINANCIER / CONTRÔLEUR DE GESTION

(CA 28 millions €, 350 salariés)

Contexte et besoin :

Monsieur S…., dirigeant de filiale de groupe, souhaite garantir le bon fonctionnement de son service financier en dépit du départ soudain de son Directeur Administratif et Financier. Il veut prendre le temps de recruter un nouveau DAF tout en respectant les obligations de reporting mensuel imposées par la maison mère, société cotée.

Solution :

A raison de 4 à 6 jours par mois, PBFI produit un compte de résultat norme groupe (IFRS) ainsi que les éléments de gestion nécessaires aux décisions de management, tout en clarifiant les processus clés et proposant des pistes possibles d’amélioration.

Résultat :

Accompagné par PBFI, Monsieur S… a maintenu la confiance de son nouvel actionnaire grâce à un reporting fiable, fiabilisé durablement le système d’information, pris le temps de recruter un DAF adapté à ses besoins et son budget, qu’il a intégré en douceur dans l’équipe grâce à une transmission claire et formalisée des dossiers en cours.

BUSINESS PLAN

DÉVELOPPEMENT DE PROJET À L’ÉTRANGER – (CA 3 millions €, effectif 20)

Contexte et besoin :

Monsieur G…, dirigeant de TPE, souhaite préparer son déplacement auprès de partenaires potentiels étrangers en formalisant en anglais une présentation de son activité, de son équipe et de son projet de prestation de services au Moyen Orient.

Solution :

Après interview du PDG et du DG pour comprendre les éléments structurants de l’activité, PBFI propose une modélisation du projet sous forme Business Plan (EXCEL) et de plan de financement, automatiquement mis à jour selon les hypothèses choisies.

Résultat :

Le succès de la présentation a conduit Monsieur G… à reconduire cette expérience auprès d’autres partenaires potentiels, le Business Plan étant adaptable à chaque projet et construit en format international (normes IFRS, anglais).

APPEL A FINANCEMENT DE PROJET : amorçage d’activité

Contexte et besoin :

Dans le cadre du montage d’un projet innovant, Monsieur L… souhaite formaliser au mieux les prévisions économiques et financières de son projet pour obtenir subventions et/ou apport en capital.

Solution :

Après analyse des documents et entretien avec l’Expert Comptable partenaire du Dirigeant, PBFI modélise l’ensemble des informations sous forme de compte d’exploitation mensuel à trois ans et plan de financement prévisionnel, variables selon hypothèse haute & hypothèse basse afin de cerner le risque maximum du projet.

Résultat :

Cet exercice a permis à Monsieur L… de visualiser par période la rentabilité du projet et la chronologie des encaissements et décaissements induits par les opérations successives, de revoir à la baisse les dépenses de démarrage et d’anticiper le besoin en fonds de roulement. La clarté des hypothèses et la formalisation du lien de cause à effet entre démarches commerciales – résultat d’exploitation – cash disponible ont contribué à convaincre les partenaires financiers de la pérennité de gestion du projet (subventions BPI & Région).

FORMATION

Contexte et besoin :

Monsieur D…, Directeur Général de TPE, souhaite se familiariser avec les principaux mécanismes comptables et financiers en travaillant sur les données de son entreprise.

Solution :

PBFI propose une formation de 4 demi-journées intégrant les modules suivants :

– lecture de bilan et compte de résultat
– compréhension des soldes intermédiaires de gestion
– tableau de bord & indicateurs clés de performance
– interpréter les états financiers des clients, concurrents, etc…

Résultat :

Cet exercice a permis à Monsieur D… de présenter lui-même ses résultats aux financeurs et d’avoir en tête les grandes masses financières de sa société actuelles et futures : « La maîtrise des mécanismes financiers donne corps à ma vision stratégique ».

EXEMPLE Société L., Start-up innovante prestataire de service

Lo société L. est experte de Ia publicité en ligne et pionnière en France de Io publicité RTB programmatique. Deux ans après sa création et un premier tour de table, elle ambitionne une seconde levée de fonds de XM€ pour déployer son activité innovante. Le dirigeant de la société L. confie à PBfi la Direction Financière de la société, qui s’intègre très vite à l’équipe et l’accompagne dons Ia structuration de son développement jusqu’à cession à un groupe côté deux ans plus tard.

Par la suite,  PBFI interviendra « en pointillés » pour adapter le reporting aux demandes du groupe.

Les principales attributions de PBfi furent les suivantes :

  • Choix et paramétrage des logiciels de comptabilité et de gestion commerciale,
  • Rédaction du cahier des charges de reporting analytique et accompagnement de Ia mise en place,
  • Formalisation des process internes nécessaires à Ia collecte continue d’une information fiable pour Io facturation clients et le suivi des engagements de dépenses
  • Réconciliation du chiffre d’affaires entre Ia comptabilité (SAGE) et le CRM (Salesforce)
  • Production mensuelle d’un reporting mettant en évidence les taux de marge réels et budgétés pour 3 lignes de service de marges très différentes pour permettre aux dirigeants de réajuster très vite si besoin les politiques d’achat menées par les équipes.
  • Accompagnement du spin-off d’une des activités de service
  • Accompagnement de Ia cession à un groupe côté (dataroom, due diligences…)

Exemple PME R., secteur du BTP

La PME R. est spécialisée dans le bâtiment. Après s’être fortement développée, la PME R. s’est vu confrontée à des problématiques de maitrise de marge et de pilotage de besoin en fonds de roulement. Sur recommandation de son Commissaire aux Comptes, le dirigeant a demandé à PBFI d’accompagner son service comptable pour mettre en œuvre un reporting mensuel de suivi du taux de marge global, dans le but de valider les taux de marges estimés par chantier.  La mise en place d’une prévision d’atterrissage fiable a également permis de synchroniser les recrutements et les replis en fonction des variations de carnet de commande, et à créer la confiance nécessaire avec les banques pour traverser les périodes tendues en trésorerie.

Depuis, PBFI produit mensuellement le reporting d’exploitation et de trésorerie, et identifie les causes des écarts entre le réel et le budget prévu. L’estimation d’un seuil de rentabilité cible en début d’exercice facilite le pilotage du CODIR et la prise de décision des managers au quotidien.

 

L’approche Pbfi fut la suivante :

  • Proposition d’un cadre d’analyse par chantier sous EXCEL, pouvant servir ensuite de cahier des charges pour la mise en place d’un logiciel de suivi de projet de type Everwin ou autre
  • Création de comptes comptables pour distinguer les charges fixes et variables pour les mêmes types d’achats, et pour distinguer les salaires des opérationnels des salaires des administratifs.
  • Collaboration avec l’équipe comptable pour estimer la variation de stock, les factures non parvenues et factures à émettre chaque fin de mois (fiabilisation de la marge)
  • Publication mensuelle du compte de résultat et révision de la prévision d’atterrissage
  • Mise en évidence des variations de taux d’achats sur les charges variables, par catégorie de dépense
  • Détail des flux de trésorerie par nature, jours et mois pour identifier les tendances et saisonnalités.

EXEMPLE Association

Spectacles : Reporting fourni clé en main par PBFI :

REPORTING TRIMESTRIEL, issu de la comptabilité générale :

  • Comparaison Réel I Budget I N- 1, par nature de produits et charges
  • Prévision d’atterrissage 2017 : Réel + Budget révisé, en K€
  • Budget 2017 (rappel)
  • Suivi de trésorerie : détail des encaissements et décaissements, par nature
  • Comptes de résultats mensuels selon données comptables à date
  • Bilan : Variation mensuelle des postes de créances et dettes
  • Détail mensuel du chiffre d’affaires par client et par mois
  • Détail mensuel des subventions par organisme et par mois : en compte de résultat (exploitation) et en bilan (trésorerie)
  • Comptes de Résultat mensuels – Format Pion Comptable
  • Variations mensuelles des postes de bilan – Format Plan Comptable
  • Comptes de résultats mensuels N- 1 : rappel

REPORTING ANALYTIQUE :

  • Eléments mensuels d’exploitation par centre analytique (avec et sans OD, pour distinguer les factures comptabilisées des factures à émettre ou à recevoir)
  • Budget analytique par mois, prévu pour l’exercice en cours : rappel
  • Synthèse : Comparaison Réel I Budget par centre analytique

EXEMPLE Groupe X.

Groupe de PME de services / affaires pluriannuelles

Le groupe X. réunit des entreprises prestataires de services sur contrats pluriannuels. Il vient d’acquérir une société et envisage  de poursuivre sa croissance à deux chiffres. Il demande à PBfi de l’accompagner dans la mise  en  place du contrôle  de  gestion sur 4 sociétés du groupe. PBfi propose un contrat de Contrôle de Gestion Externalisé à raison de 5 jours / mois. Au terme de 6 mois, grâce à un plan d’actions  pragmatique et une forte implication de l’équipe administrative et comptable, les directeurs, PBfi et le RAF se réunissent chaque mois autour d’un reporting PBfi par activité et  par mois pour expliquer les écarts au budget, actualiser la prévision d’atterrissage et ajuster la montée en puissance  des recrutements  aux objectifs  de rentabilité et de trésorerie.

La structuration progressive de l’information et des process s’est déroulée ainsi :

 

  • Mois 1 : Premier reporting de l’existant. Harmonisation du référentiel de gestion. Proposition d’une table de correspondance entre comptes comptables et lignes de reporting commune à toutes les sociétés du groupe. Création de comptes comptables pour isoler coûts variables et coûts fixes.
  • Mois 2 : Validation du cahier des charges de mise en place de la comptabilité analytique. Etude puis suppression de l’écart sur marge entre logiciel de gestion commerciale et comptabilité.
  • Mois 3 : diagnostic et recommandations + plan d’actions / moyens/délais.

Depuis, Pbfi produit mensuellement le reporting budgétaire du groupe et le présente en CODIR, pour identifier les possibles dysfonctionnement et faciliter le travail des managers qui entretiennent une croissance à deux chiffres.