Les facteurs clés de succès d’un reporting budgétaire : trucs et astuces

Les facteurs clés de succès d’un reporting budgétaire : trucs et astuces

Pour un chef d’entreprise, faire un prévisionnel de trésorerie sur le moyen ou long terme est indispensable. Établir un business plan permet de définir une stratégie de développement, mais ne suffit pas au quotidien ! Il est impératif de comparer régulièrement la réalité aux prévisions. Le reporting budgétaire est l’outil de gestion mensuel nécessaire pour accompagner les choix stratégiques et ajuster les moyens mis en œuvre grâce à un contrôle de gestion dynamique. Voici pourquoi et comment mettre en place un reporting budgétaire.

 

Le reporting budgétaire : décryptage

Le reporting budgétaire participe au processus d’amélioration continue de l’entreprise. Dans la mesure où “ne s’améliore que ce qui se mesure”, cet état, véritable tableau de bord opérationnel, compare chaque mois les données prévisionnelles (budget) et la réalité (données comptabilisées).
Il s’agit de transformer le business plan, outil de communication, en outil de gestion et d’aide à la prise de décision.

L’élaboration d’un reporting mensuel nécessite de :

  • Formaliser des objectifs chiffrés sous forme de budget.
  • Mesurer régulièrement la réalité.
  • Comparer le réel au budget.

Il faut donc :

  • Collecter des informations comptables, économiques et financières.
  • Les synthétiser dans un format similaire au budget.
  • Calculer les écarts au budget et les analyser.

 

Bon à savoir : pour établir un reporting pertinent et avoir une vision à 360° de l’activité de l’entreprise, il s’agit d’ouvrir le spectre de collecte d’information au-delà des données comptables, en les complétant de données commerciales, ressources humaines, etc.

 

Pour être efficace, un reporting doit être clair, facile à appréhender et cohérent. Il est plus aisé de marquer les esprits avec un graphique qu’avec une suite de chiffres dans un tableur. Pour autant, en cas d’audit, ou de recherche de détails, les chiffres et le tableur restent l’allié indispensable du graphique…

L’utilité du reporting budgétaire dépend de :

  • la qualité et de la fiabilité des données récoltées
  • l’analyse qui en est faite.

C’est le rôle du Directeur Administratif et Financier de mettre en place un reporting mensuel et d’interpréter les résultats objectivement, pour donner du sens aux chiffres et susciter l’action.

Une mauvaise analyse réalisée par un non-initié ou un reporting basé sur des données non fiabilisées, peuvent amener le dirigeant à prendre des décisions stratégiques incomplètes ou à agir trop tard… Les conséquences peuvent être lourdes pour la pérennité de l’entreprise. Il est donc impératif que cet outil de gestion soit établi par un professionnel expérimenté en la matière.

 

5 bonnes raisons de mettre en place un reporting budgétaire

Le reporting budgétaire est un outil de pilotage indispensable à tout dirigeant, mais aussi par exemple aux financeurs, puisqu’il donne une image précise de la situation financière de l’entreprise.

La mise en place d’un reporting mensuel permet notamment de :

  • Mesurer régulièrement et objectivement la réalité.
  • Prendre de bonnes décisions au bon moment selon des données objectives et réelles.
  • Argumenter auprès des banques, des investisseurs, des partenaires commerciaux ou sociaux…

Pour favoriser la performance de l’entreprise, voici en détail 5 avantages à mettre en place un processus d’élaboration budgétaire.

 

1. Comprendre l’articulation des flux économiques passés, présents et futurs

Le reporting mensuel est un outil évolutif. Il permet de mettre en évidence les charges et les produits passés, présents et futurs pour chaque poste ayant un sens économique. Il propose donc une vision évolutive et non pas ponctuelle de la situation de l’entreprise.

Mesurer et comprendre l’évolution de la rentabilité est tout aussi important que d’avoir la photo instantanée de celle-ci.

 

2. Apprendre à maîtriser les flux économiques de l’entreprise

Chercher à expliquer les écarts entre le réel et le budget permet d’acquérir une maîtrise des chiffres et des processus internes qui les produisent.

  • La recherche d’explications est formatrice ! À force de chercher à comprendre l’origine des écarts, il est possible de :
  • Comprendre les interactions entre rentabilité et trésorerie.
  • Identifier les faiblesses et les forces de l’organisation.
  • Mieux maîtriser les flux historiques et futurs d’exploitation (charges et produits) et de trésorerie (dépenses et recettes) grâce au suivi régulier de l’évolution des données issues des transactions commerciales (factures), RH (Bulletins de paie) et financières (Relevés bancaires).

 

3. Mieux communiquer avec les équipes et les financeurs

Le reporting budgétaire permet au chef d’entreprise de connaître l’état de son business à l’instant présent par rapport aux prévisions et de se projeter dans le futur. C’est un outil de décision, mais également un formidable outil de management interne.

  • Grâce aux mesures de l’écart entre le budget et la comptabilité, il permet au dirigeant de mieux communiquer aux collaborateurs :
  • Les objectifs à court et moyen terme.
  • Les moyens envisagés par l’entreprise pour les atteindre.

 

Le reporting doit être présenté sous une forme facilement compréhensible, par exemple un graphique. D’un simple coup d’œil, l’équipe comprend les problématiques, les enjeux et les décisions prises. En principe l’équipe adhère et agit en conséquence…

Mais le reporting mensuel est également destiné aux financeurs. Il permet de :

  • Renforcer la crédibilité financière de l’entreprise.
  • Gagner la confiance des banquiers, investisseurs, partenaires.

 

Cet outil permet de fiabiliser les projections. Il est une déclinaison financière du business plan en matière de rentabilité (compte de résultat) et de trésorerie (tableau de financement). Fiable et traçable aux justificatifs, la modélisation financière du business plan, déclinée en budget, est construite en conformité avec les attentes des financeurs pour crédibiliser le suivi financier. Les investisseurs sont rassurés : une bonne maîtrise des chiffres réels combinée à une capacité à comprendre le marché, à se projeter et à ajuster le management est gage de succès pour l’entreprise.

Pour aller plus loin, lire aussi : Quelles sont les ressources stratégiques inexploitées de votre comptabilité ?

 

4. Oser se challenger soi-même et ses équipes

Le chef d’entreprise est un manager. C’est lui qui fixe le cap et entraîne avec lui toute une équipe.

Le reporting budgétaire est un outil de management : il a des vertus pédagogiques pour les collaborateurs à condition que le dirigeant accepte de faire un budget et de le confronter ensuite à la réalité !
Certains préfèrent ne pas prévoir. Quitte à subir.

D’autres, au contraire, comprennent l’intérêt du reporting mensuel, osent formaliser la vision prévisionnelle à un instant “t” et mesurer ensuite sa pertinence.

La mise en évidence des écarts entre prévision et réel motive une équipe soucieuse d’amélioration continue. Elle identifie les faiblesses et peut mettre en place des actions correctives et cohérentes pour atteindre les objectifs fixés. Il est toujours plus stimulant pour des salariés de relever des défis en termes de résultats s’ils peuvent donner du sens à leurs actions. Ils seront plus enclins à avancer s’ils visualisent clairement la progression attendue.

 

5. Ajuster le plan d’actions et les moyens déployés

L’intérêt d’un reporting budgétaire n’est pas le reporting en lui-même, mais bien les actions qu’il déclenche !

Il ne suffit pas d’analyser correctement les écarts entre le budget et le réel, il faut ensuite agir…

Mesurer régulièrement les écarts avec le réel est une bonne pratique. Il est ensuite essentiel de :

  • Mettre à jour les objectifs à court terme.
  • Planifier ou moduler les actions permettant de les atteindre.
  • Ajuster les moyens : recrutements, investissements, réduction des dépenses…

Le reporting permet au dirigeant de réagir efficacement face à un environnement continuellement en mouvement. Il affine sa capacité à anticiper pour adapter précisément les moyens humains et financiers à la situation réelle.

 

Bon à savoir : un bon reporting n’est efficace que s’il est régulier. Il est nécessaire d’assurer un rythme de suivi constant et d’organiser une remontée fiable et régulière des informations.

 

En principe, cette mesure est mensuelle. Elle est facilitée en PME par le rythme mensuel des déclarations de TVA, les données d’un mois devant êtres saisies au plus tard le 20 du mois suivant. Cette mise à jour de la base de données comptables est un trésor d’informations de gestion (factures, relevés bancaires, etc.).

 

Reporting budgétaire : mode d’emploi

Le reporting mensuel est un support d’information autant qu’un outil décisionnel. Il intègre des indicateurs clés de performance (KPI) de type : marge sur coûts variables, charges fixes, évolution de la trésorerie) nécessaires au pilotage d’une entreprise, et ce grâce à la comparaison du réalisé et du prévu.

Voici les étapes indispensables d’un reporting budgétaire :

 

1. Adapter le format pour pouvoir comparer

Pour qu’un reporting soit exploitable, il s’agit de commencer par poser des chiffres sur la vision stratégique à 3-5 ans (business plan) pour la ramener à un an, mois par mois (budget mensuel). Issu du business plan et découpé mensuellement, le budget annuel est l’élément de référence du reporting budgétaire.

Pour permettre d’expliquer les écarts entre le réel et le budget par ligne de reporting, il est impératif d’avoir des éléments de comparaison similaires. Il faut donc trouver un format commun pour les prévisions et la comptabilité.

Et cette adaptation doit suivre les évolutions de l’entreprise. Cela consiste à choisir un format de budget rapprochable de la comptabilité tout en accordant le plan comptable à la vision business du dirigeant. Puis, dans l’ensemble, de conserver ce format dans le temps pour pouvoir mettre en valeur les tendances de progression.

 

2. Comparer le réel aux prévisions

Une fois que les données prévisionnelles et réelles sont comparables, il est possible de :

  • Identifier l’origine des écarts par rapport au budget ou à l’année précédente.
  • Définir si ces fluctuations ont un caractère ponctuel ou structurel. Il s’agit d’isoler les éléments exceptionnels, de permettre le contrôle des variations anormales…

Ces informations sont importantes pour faciliter l’amélioration continue, perfectionner la capacité à prévoir et agir en toute connaissance de cause.

Le reporting n’est pas une fin en soi ! Son objectif est de provoquer l’interrogation et l’action. Il permet au chef d’entreprise d’ajuster les moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs.

 

3. Réviser le budget

Une étape importante dans le reporting est de mettre à jour la prévision d’atterrissage, c’est-à-dire la prévision à 12 mois.

Il s’agit de remplacer :

  • Le budget par le réel pour les mois écoulés
  • Le budget à venir par le budget révisé avec les dernières informations disponibles pour les mois restants d’ici à la fin de l’exercice.

Cette opération permet d’estimer à tout moment le résultat annuel et donc d’anticiper et de fiabiliser les prises de décision.

 

Bon à savoir : avant de mettre en place un reporting budgétaire, il convient d’en définir le contenu. Spécifique à chaque société, il répond à des critères adaptés à la typologie de la société en question.

 

Pour que cet outil de pilotage soit pertinent, il est impératif d’adapter :

  • la mesure de performance aux objectifs.
  • le système d’information aux besoins de suivi : comptabilité analytique, CRM, gestion commerciale…
  • la fréquence et les délais de reporting aux besoins de pilotage.

Il s’agit de choisir un format de reporting qui met en évidence les éléments importants pour la stratégie de chaque société. Ce format est construit sur mesure selon le métier, l’organisation de l’entreprise et les priorités de management.

 

Toute entreprise qui souhaite mieux anticiper, décider et agir a intérêt à recourir au reporting budgétaire… Mais cet outil d’analyse complexe nécessite l’intervention d’un spécialiste expérimenté de la question, souvent le Directeur Financier. Il travaille en binôme avec l’expert-comptable et/ou le chef comptable, garant de la comptabilité, pour vous aider à prendre de bonnes décisions stratégiques en toute connaissance de cause. La solution pour bénéficier d’une telle expertise à la demande ? Le recours à un Directeur Financier Externalisé ! Il vous accompagnera selon vos besoins spécifiques et le budget disponible.

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