Quelles sont les ressources stratégiques inexploitées de votre comptabilité ?

Quelles sont les ressources stratégiques inexploitées de votre comptabilité ?

Pourquoi enrichir la base de données comptables?

Améliorer le mode opératoire de la saisie comptable

Il est important d’analyser les données répertoriées en comptabilité pour pouvoir en améliorer la saisie à des fins stratégiques. Ne vous contentez des informations nécessaires à des tiers.

Les éditions de base d’un logiciel comptable peuvent ne pas convenir pour piloter. Elles sont formatées pour l’administration fiscale et les actionnaires.

Ces éditions sont nommées:

  • Etats Financiers
  • Grand Livre
  • Balance Générale
  • Bilan résumé
  • Compte de Résultat Résumé
  • SIG,
  • Extrait de compte
  • etc…

Mais la base de données comptable de votre entreprise contient beaucoup plus d’informations que n’en livrent les éditions comptables! Car ces dernières sont destinées à la déclaration et au contrôle fiscal, et non au pilotage.

Par exemple, le Grand livre de votre entreprise transmis par votre expert-comptable répertorie 8 champs de données:

1. EcritureNum4. PièceRef7. Crédit
2. JournalLib5. EcritureLib8. Solde cumulé
3. EcritureDate6. Débit

Mais le Grand Livre est édité à partir d’une base de données qui comporte au minimum 16 champs. Ils sont imposés par l’administration fiscale en cas de contrôle («FEC» = Fichier des Ecritures Comptables) :

1. JournalCode7. CompAuxNum13. Crédit
2. JournalLib8. CompAuxLib14. EcritureLet
3. EcritureNum9. PièceRef15. DateLet
4. EcritureDate10. PièceDate16. ValidDate
5. CompteNum11. EcritureLib
6. CompteLib12. Débit

En réalité, votre logiciel comptable (type Quadratus) dispose de 74 champs listés ci-dessous :

1. Période26. PieceInterne51. PériodicitéDébut
2. Jour27. Oper52. PériodicitéFin
3. Journal28. DtSys53. MéthodeTVA
4. Compte29. Etat54. NumCptOrigine
5. Libellé30. NumLigne55. CodeDevise
6. DEST31. ModePaiement56. BonsAPayer
7. Débit32. CodeBanque57. MtDevForce
8. Crédit33. Actif58. EnLitige
9. Intitulé34. NumEditLettrePaiement59. TvaE4DR
10. Echéance35. RéférenceTire60. TvaE4BI
11. NumUniq36. RIB61. TvaE4Mt
12. TypeLigne37. DomBanque62. Quantité2
13. Folio38. Centre63. NumEcrEco
14. Ligne39. Nature64. NoLotTrace
15. CodLIB40. PrctRépartition65. CodeLettrageTiers
16. LibelleMemo41. TypeSaisie66. DateDecTVA
17. Débit (saisi en Francs)42. ClientOuFrn67. NoLotFactor
18. Crédit (saisi en Francs)43. DateRapproBancaire68. Validée
19. Contrepartie44. JrnRapproBancaire69. IBAN
20. Qté45. RefImage70. BIC
21. Pièce46. MontantAna71. NoLotIs
22. Lettre47. MillièmesAna72. NumMandat
23. NumLettrage48. DatePointageAux73. DateSysValidation
24. RapproBancaireOk49. CentreSimple74. EcritureNum
25. NoLotEcritures50. CodeTva

Quel dommage de ne pas utiliser toutes les données exploitables de cette base si riche en informations!Vous ne devez pas rester sur les éditions standards de votre logiciel comptable…

Pour pouvoir exploiter les données, il faut faire renseigner les champs qui vous seront utiles bien que non obligatoires pour le fisc. La saisie comptable des documents commerciaux et financiers de l’entreprise doit donc être régulière et exhaustive si vous voulez obtenir un reporting fiable. C’est un outil de gestion précieux qui peut gagner en lisibilité grâce à la comptabilité. Vous aurez en main les meilleures cartes pour optimiser la rentabilité de votre entreprise.

Organiser la saisie comptable en fonction de votre vision stratégique

Vous avez besoin de tracer certaines données pour convaincre, communiquer et lever des fonds. Pour cela, organisez au plus tôt la saisie comptable de ces éléments en fonction de votre vision stratégique.

Il est tout à fait possible d’incrémenter par défaut ou manuellement une date d’échéance de facture, une section analytique, ou tout autre élément statistique dans un des nombreux champs libres du logiciel.

Voici 2 exemples représentatifs des bénéfices d’une organisation de la saisie comptable en fonction de vos besoins pour établir une stratégie:

  • Les informations communiquées par votre comptable ne vous suffisent pas. Demandez-lui de procéder à l’enrichissement de la base de données comptables (colonnes) au-delà de l’enrichissement du plan de compte (lignes). Pour suivre les produits et charges impactés par la R&D, il doit renseigner la colonne «section» du nom du projet de R&D concerné. Cette opération permet de mettre en place une comptabilité analytique et évite de démultiplier les lignes du Plan comptable pour distinguer les produits et charges R&D et hors R&D. Vous gagnez en lisibilité!
  • Pour construire l’équivalent d’un suivi analytique sur les comptes de bilan, renseignez un champ libre de la base de données comptables. Par exemple, vous souhaitez suivre les retards de paiement par client ET par responsable de projet. C’est le cas lorsque plusieurs responsables se partagent un même client. Sous SAGE, vous obtenez l’information en renseignant le champ «référence» pour la comptabilisation de chaque encaissement/décaissement et de chaque facture. Cette opération permet d’éditer une liste des retards par client ET par responsable de projet, alors qu’une édition standard du logiciel ne le ferait que par client.

Si vous prenez la peine d’exploiter la liste d’écritures complète du logiciel comptable, vous obtenez de nombreuses statistiques, précieuses pour mesurer régulièrement la rentabilité de votre entreprise et prendre les bonnes décisions.

Mais cette mission n’est pas de votre ressort: confiez-la à un Directeur Financier, Externalisé ou Salarié. Ce professionnel de la finance et de la gestion vous aidera à configurer votre système d’information en collaboration avec votre comptable pour établir des statistiques pertinentes. Elles permettront par exemple de:

  • connaître les factures de vente et d’achat H.T. saisies chaque mois, en filtrant les produits et charges d’après le journal de ventes / achats pour exclure les Opérations Diverses (OD)
  • découper l’information précédente par client et fournisseur et par mois, jour, trimestre
  • connaître l’évolution mensuelle des encaissements et décaissements par nature, par période, etc…

Ces statistiques sont issues de la même base de données que les états financiers, ce qui en garantit la fiabilité vis-à-vis des tiers.

Voici un exemple de suivi de trésorerie (encaissements et décaissements par nature et par mois):

PBFI : suivi de trésorerie (encaissements et décaissements par nature et par mois)

Exemples de paramétrage et de personnalisation des éditions comptables

Tout tableur disposant de la fonctionnalité «tableaux croisés dynamiques» (comme Numbers, Excel, Gnumeric…) permet d’exploiter une base de données brute. Vous pouvez ainsi enrichir votre base de données comptables en paramétrant vos propres éditions comptables.

Vous devez regrouper les sommes de soldes par date de saisie et par compte comptable ou ligne de reporting (= regroupement choisi de lignes comptables).

Voici des exemples concrets.

Exemple 1: variation mensuelle des comptes de produits et de charges

Source :Somme de soldes d’écritures de comptes de classe #6 et #7 regroupés par 1/compte comptable et 2/ligne de reporting (transition sur double-clic).

Objectif :Observer la variation mensuelle des produits et des charges.

PBFI : Exemple de variation mensuelle produits charges

Exemple 2: statistiques de CA HT/client et /jour/mois/…

Source : Somme de soldes d’écritures sur comptes de classe # 70

Objectif : Visualiser le CA HT par client/mois et obtenir le détail des factures/avoirs/OD avec un simple double-clic.

PBFI : Exemple de statistiques CA

Il est ensuite possible de filtrer ce tableau:

  • sur le journal de ventes pour n’obtenir que les factures et avoirs
  • sur le journal d’OD pour n’obtenir que les corrections comptables

dans la mesure où: C.A.H.T. = Factures comptabilisées – Avoirs comptabilisés + corrections comptables* (OD)

Opérations Diverses sur Chiffre d’Affaires de type produits constatés d’avance, factures à émettre, etc.*

Aujourd’hui, votre entreprise peut accéder à sa base de données brute issue de la saisie comptable pour réaliser des statistiques fiables et traçables. Ces statistiques sont prisées en communication financières: elles décrivent de manière pragmatiques les flux mensuels, journaliers ou trimestriels de l’entreprise. Elles sont également en phase avec les états financiers annuels, référentiel financier principal de l’entreprise vis-à-vis des tiers.

Grâce à un accès facilité aux données de facturation, de paie et de trésorerie, votre entreprise dispose d’informations concrètes pour mieux appréhender sa réalité afin de modéliser son futur. Pérenniser votre activité, développer votre croissance et augmenter votre rentabilité de manière sereine est donc possible grâce aux données comptables.

Vous l’avez compris: les données comptables sont vos meilleures alliées pour obtenir des informations capitales à l’élaboration de votre stratégie et à l’optimisation de la rentabilité de votre entreprise. Un contrôle régulier de la préparation et du mode opératoire de la saisie comptable permet d’enrichir et de fiabiliser la base de données brutes comptables de l’entreprise. C’est un véritable historique financier traçable, accessible dans le temps avec n’importe quel outil de traitement de données et indépendamment de tout prestataire de services. Et justement, cette mission n’est pas votre cœur de métier: confiez-la donc à un DAF externalisé. Son expertise saura faire parler les chiffres de votre comptabilité pour vous accompagner dans la prise de décisions stratégiques.

Bon à savoir: une démarche similaire est applicable aux logiciels de gestion commerciale pour effectuer un suivi des commandes et des livraisons et au logiciel de paie pour faire des statistiques de rémunération. Sous réserve d’avoir un libre accès à la base de données du logiciel !

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